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Psychosocial risk assessment: Designing an effective process
In organizational practice, psychosocial risk assessment often stops after psychosocial hazards have been identified and assessed. To ensure that measures can subsequently be developed and implemented, key prerequisites need to be considered when planning the overall process. This article shows how psychosocial risk assessment can be designed as an organizational learning and change process.
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GB-P): Den Prozess wirksam gestalten
Die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung (GB-P) endet in der betrieblichen Praxis häufig nach Ermittlung und Beurteilung. Damit Maßnahmen entwickelt und umgesetzt werden können, müssen zentrale Voraussetzungen bereits bei der Planung des Gesamtprozesses berücksichtigt werden. Der Beitrag zeigt, wie die GB-P als organisationaler Lern- und Veränderungsprozess geplant und gestaltet werden kann.
Kernaussagen
- Die Herausforderungen der GB-P liegen nicht allein in der Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastungen, sondern wesentlich in der Gestaltung des gesamten Prozesses.
- Zentrale Voraussetzungen für den weiteren Prozess werden bereits in der Vorbereitung geschaffen: Ziele, Verantwortlichkeiten und Ressourcen sollten geklärt sowie unterschiedliche Interessen und Beteiligungsmöglichkeiten frühzeitig berücksichtigt werden.
- Nicht ein bestimmtes Erhebungsinstrument, sondern dessen Funktion im Prozess und seine Passung zum jeweiligen betrieblichen Kontext sind entscheidend.
- Die Entwicklung geeigneter Maßnahmen ist als dialogischer und partizipativer Problemlöseprozess zu gestalten, in dem unterschiedliche Perspektiven und Interessen zusammengeführt und konkrete Veränderungen der Arbeitsbedingungen entwickelt werden.
- Wirksamkeitskontrolle und Fortschreibung ermöglichen es, die Umsetzung und ihre Qualität, den Beitrag zur Reduktion konkreter Belastungen sowie die Zielerreichung zu reflektieren und daraus für die weitere Gestaltung der GB-P zu lernen und so die Arbeitsbedingungen kontinuierlich zu verbessern.
Gefährdungsbeurteilung: mehr als Belastungen erheben
Die Berücksichtigung psychischer Belastung ist verpflichtender Bestandteil der Gefährdungsbeurteilung. Orientierung für die betriebliche Umsetzung bietet der Prozess der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA). Das Ziel ist der Schutz vor Gefährdungen durch psychische Belastungen sowie die menschengerechte Gestaltung von Arbeitsbedingungen. Der Prozess reicht von der Vorbereitung und Festlegung von Arbeitsbereichen und Tätigkeiten über die Ermittlung und Beurteilung der Gefährdungen bis zur Festlegung und Durchführung von Maßnahmen, deren Wirksamkeitskontrolle und der Fortschreibung der Gefährdungsbeurteilung (zu Praxisempfehlungen siehe: Beck et al. 2022).
In der betrieblichen Praxis wird dieser Gesamtprozess jedoch häufig nicht vollständig umgesetzt. Vergleichsweise viel Aufmerksamkeit erhält die Frage, mit welchem Instrument psychische Belastungen erhoben werden können. Nachgelagerte Prozessschritte wie die Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen oder deren Wirksamkeitskontrolle finden dagegen deutlich seltener statt.
Die Herausforderungen liegen dabei nicht allein in der Auswahl geeigneter Erhebungsinstrumente. Literaturbefunde (z. B. Beck 2019; Diebig et al. 2018; Gilbert et al. 2020; Langhoff u. Satzer 2010; Pavlista et al. 2022; Schuller et al. 2018; Wulf et al. 2017) sowie Interviews und Workshops mit Expertinnen und Experten in unserem Forschungsprojekt „Gefährdungsbeurteilungen psychosozialer Belastung als organisationalen Lernprozess evidenzbasiert gestalten (Go on’n learn)“ weisen vielmehr auf die Bedeutung der Planung und Gestaltung des Gesamtprozesses hin. Dazu gehören die frühzeitige Klärung von Verantwortlichkeiten und Ressourcen, der Umgang mit unterschiedlichen Interessen der beteiligten Akteurinnen und Akteure sowie die Verknüpfung von Zielen, Analyse, Maßnahmenentwicklung, Umsetzung und Wirksamkeitskontrolle.
Für die betriebliche Praxis stellt sich deshalb eine weiterführende Frage: Wie muss der Prozess gestaltet werden, damit aus der Ermittlung psychischer Belastungen tatsächlich eine gesundheitsgerechte Veränderung von Arbeitsbedingungen entstehen kann?
Die GB-P als organisationalen Lernprozess verstehen
Psychische Belastungen können sich aus der Gestaltung der Arbeit ergeben. Relevante Gestaltungsbereiche sind insbesondere Arbeitsinhalt und Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, Arbeitszeit, soziale Beziehungen, Arbeitsmittel und Arbeitsumgebung (Beck et al. 2022).
Ihre Bearbeitung erfordert in der Regel, Arbeitsabläufe zu verändern, Verantwortlichkeiten neu zu klären, Ressourcen anders zu verteilen oder Formen der Zusammenarbeit und Führung zu reflektieren. Die GB-P greift damit in bestehende organisationale Strukturen, Routinen und Interessen ein.
Gleichzeitig ist das Wissen über Belastungen und mögliche (praktikable und kontextspezifische) Lösungen innerhalb einer Organisation verteilt. Beschäftigte kennen ihre konkreten Arbeitsabläufe und damit verbundene alltägliche Probleme. Führungskräfte verfügen über andere Informationen und Entscheidungsmöglichkeiten. Arbeitsschutzakteurinnen und -akteure bringen fachliche Perspektiven ein. Betriebs- und Personalräte vertreten wiederum weitere Interessen und Erfahrungen.
Die GB-P lässt sich deshalb als organisationaler Lern- und Problemlöseprozess verstehen: Unterschiedliche Wahrnehmungen können zusammengeführt, Annahmen über Zusammenhänge überprüft, Handlungsoptionen entwickelt und Veränderungen erprobt werden. Erfahrungen aus der Umsetzung eines solchen Prozesses liefern notwendiges neues Wissen für Entscheidungen. Diese Perspektive knüpft an ein Verständnis gesundheitsfördernder Organisationsentwicklung als organisationalen Lernprozess an (Schubert 2019).
Ein solcher Lernprozess entsteht jedoch nicht automatisch: Er benötigt eine Prozessgestaltung, die Verständigung, Perspektivenvielfalt, Beteiligung und Reflexion ermöglicht. Die GB-P lässt sich vor diesem Hintergrund als zyklischer Lern- und Veränderungsprozess verstehen (➥ Abb. 1). Aus Literatur und den bisherigen Erkenntnissen unseres Forschungsprojekts ergeben sich hierfür fünf zentrale Ansatzpunkte für die betriebliche Praxis.
Den gesamten Prozess von Beginn an mitdenken
Der Vorbereitung kommt eine besondere Bedeutung zu. Sie sollte nicht als administrative Vorphase verstanden werden, in der lediglich ein Erhebungsinstrument und ein Zeitplan festgelegt werden. Vielmehr werden hier wesentliche Voraussetzungen für den weiteren Prozess geschaffen.
Zu Beginn sollte deshalb geklärt werden, welche Ziele mit der GB-P verfolgt werden, welche Problemwahrnehmungen bereits bestehen und welche Erwartungen die Beteiligten an den Prozess haben. Ebenso relevant sind Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungskompetenzen sowie die zur Verfügung stehenden personellen, zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
Dabei sollte die Planung über die Erhebung hinausreichen. Wer entscheidet später, welche Handlungsfelder weiterbearbeitet werden? Wie werden Beschäftigte an der Entwicklung von Maßnahmen beteiligt? Wer ist für deren Umsetzung verantwortlich? Und wie soll ihre Wirksamkeit (hinsichtlich der zuvor definierten Ziele) überprüft werden?
Auch potenziell konfliktbehaftete Themen sollten frühzeitig berücksichtigt werden. Belastungen im Zusammenhang mit Führung, Zusammenarbeit oder Arbeitsorganisation können bestehende Interessen und Verantwortlichkeiten berühren. Deshalb sollte bereits zu Beginn geklärt werden, wie mit solchen Ergebnissen umgegangen werden kann und welche Veränderungsspielräume bestehen. Fehlt die Bereitschaft, auch konfliktbehaftete Themen zu bearbeiten, kann der Prozess ins Stocken geraten, bevor konkrete Veränderungen der Arbeitsbedingungen erreicht werden.
Eine gute Vorbereitung schafft damit nicht nur organisatorische Voraussetzungen. Sie ist bereits Teil des organisationalen Lernprozesses: Die Beteiligten entwickeln ein gemeinsames Verständnis des Vorhabens, klären dessen Rahmenbedingungen, machen unterschiedliche Perspektiven und Interessen sichtbar und verständigen sich darauf, wie der weitere Veränderungsprozess gestaltet werden soll.
Arbeitssysteme statt nur Organigramme betrachten
Auch die Festlegung der zu untersuchenden Arbeitsbereiche und Tätigkeiten ist mehr als eine organisatorische Zuordnung. Psychische Belastungen orientieren sich nicht zwangsläufig an Abteilungsgrenzen oder Standorten. Entscheidend sind die konkreten Tätigkeiten und die Arbeitssysteme, in denen sie ausgeführt werden.
Hilfreich kann eine „Betriebslandkarte“ sein, auf der Arbeitsbereiche, Tätigkeiten, Schnittstellen, Standorte und Größenrelationen visualisiert werden. Ergänzt um das betriebliche Wissen über beispielsweise Störungen, Fehlzeiten, Fluktuation, Arbeitsorganisation, Führung oder Zusammenarbeit entsteht ein erster Überblick darüber, wo Belastungs- und Ressourcenkonstellationen vermutet werden.
So können auch Beschäftigtengruppen sichtbar werden, die im Organigramm kaum auffallen – etwa Hausmeisterinnen und Hausmeister, die einzeln an verschiedenen Standorten arbeiten, aber vergleichbaren Arbeitsbedingungen ausgesetzt sind. Auch Schnittstellenprobleme zwischen zwei Abteilungen, Belastungen durch Führung bei sonst formal gleicher Tätigkeit oder standortübergreifend ähnliche Belastungskonstellationen können so erkannt werden.
Die Auswahl der näher zu untersuchenden Arbeitsbereiche und Tätigkeiten kann dabei hypothesengeleitet erfolgen. Im Dialog bringen die Beteiligten ihr vorhandenes betriebliches Wissen zusammen und formulieren Annahmen darüber, wo bestimmte Belastungen oder Ressourcen zu erwarten sind. Dabei sollten unterschiedliche Perspektiven – insbesondere von Führung und Interessenvertretung – einbezogen werden.
Diese Hypothesen ersetzen die eigentliche Gefährdungsermittlung nicht. Sie strukturieren vielmehr den weiteren Erkenntnisprozess und werden in der anschließenden Ermittlung überprüft, differenziert oder verworfen.
Damit verändert sich die Funktion dieser Prozessphase: Beschäftigte werden nicht lediglich organisatorisch Untersuchungseinheiten zugeordnet. Vielmehr entsteht eine erste gemeinsame Vorstellung davon, wo Belastungs- und Ressourcenkonstellationen vermutet werden und welches methodische Vorgehen und welche Expertise für die weitere Ermittlung benötigt werden.
Die Funktion entscheidet über die Methode
Fragebogen, moderierter Workshop, Beobachtung oder Interview sind keine konkurrierenden Lösungen, von denen eine grundsätzlich die beste ist. Entscheidend ist, welche Funktion die Erhebung im konkreten Prozess erfüllen soll.
Ein standardisierter Fragebogen kann einen breiten Überblick ermöglichen. Workshops können dagegen das Verständnis von Zusammenhängen zwischen Belastungen und konkreten Arbeitssituationen vertiefen und zugleich unterschiedliche Wahrnehmungen sichtbar machen. Interviews können insbesondere bei kleinen Beschäftigtengruppen oder sensiblen Themen sinnvoll sein.
Die Qualität einer GB-P sollte deshalb nicht allein daran beurteilt werden, welches Instrument eingesetzt wurde. Entscheidend ist, ob das eingesetzte Vorgehen geeignet ist, die wesentlichen Belastungs- und Ressourcenkonstellationen des betrachteten Arbeitssystems zu erfassen.
Auch die Zugänglichkeit des gewählten Vorgehens ist zu berücksichtigen. Sprachliche Barrieren, unterschiedliche Zugänge zu schriftlichen Befragungen oder Vorbehalte gegenüber bestimmten Beteiligungsformaten können beeinflussen, welche Beschäftigtengruppen erreicht und welche Perspektiven sichtbar werden.
Beschäftigte sind dabei nicht lediglich Datenlieferantinnen und Datenlieferanten. Als Expertinnen und Experten ihrer eigenen Arbeit verfügen sie über Erfahrungswissen zu Arbeitsabläufen, Störungen, informellen Routinen und Ressourcen. Dieses Wissen ist eine wichtige Informationsquelle, um Arbeitsbedingungen zu verstehen und praktikable Lösungen zu entwickeln.
Der zentrale Grundsatz lautet damit: Die Funktion im Prozess entscheidet über die Wahl der Methode.
Beurteilung und Entscheidung unterscheiden
Für psychische Belastungen existieren keine allgemeingültigen Grenzwerte. Umso wichtiger ist es, sich über geeignete Beurteilungskriterien zu verständigen und transparent zu machen, nach welchen Maßstäben oder Kriterien die Ergebnisse beurteilt werden. Je nach Verfahren können dafür beispielsweise Referenz- oder Vergleichswerte, qualitative Einschätzungen oder andere vorab festgelegte Beurteilungskriterien herangezogen werden.
Von der Beurteilung ist eine zweite Frage zu unterscheiden: Welche der als relevant beurteilten Belastungen werden tatsächlich bearbeitet? Eine Belastung kann als relevant beurteilt werden, obwohl ihre Bearbeitung zunächst zurückgestellt wird – beispielsweise aufgrund begrenzter Ressourcen oder anderer betrieblicher Rahmenbedingungen. Diese Entscheidung verändert jedoch nicht die fachliche Beurteilung der Belastung.
Für einen nachvollziehbaren GB-P-Prozess sollten deshalb sowohl die fachliche Beurteilung als auch die anschließende Entscheidung über die Bearbeitung dokumentiert werden. So bleibt transparent, welche Handlungsbedarfe identifiziert wurden, welche davon zunächst bearbeitet werden und warum andere zurückgestellt wurden. Eine Priorisierung kann dabei notwendig sein: Nicht alle identifizierten Handlungsbedarfe können gleichzeitig bearbeitet werden. Entscheidend ist, dass die Priorisierung transparent erfolgt und zurückgestellte Themen nicht aus dem weiteren Prozess verschwinden.
Von der Analyse zur Veränderung
Eine besondere Herausforderung der GB-P liegt darin, Erkenntnisse über psychische Belastungen in konkrete Veränderungen der Arbeitsbedingungen zu übersetzen. Ein identifizierter Belastungsschwerpunkt führt nicht automatisch zu einer geeigneten Maßnahme. Vielmehr gilt es zunächst zu verstehen, unter welchen Bedingungen die Belastung entsteht und welche Wirkungszusammenhänge ihr zugrunde liegen.
Hierfür braucht es partizipativ gestaltete Dialog- und Aushandlungsräume, in denen Beschäftigte, Führungskräfte und weitere betriebliche Akteurinnen und Akteure ihre unterschiedlichen Perspektiven und ihr Wissen zusammenführen können. Gerade bei komplexen oder konfliktbehafteten Belastungskonstellationen müssen dabei unterschiedliche Problemwahrnehmungen, Interessen und Veränderungsmöglichkeiten ausgehandelt werden.
Die Reduktion von Gefährdungen durch psychische Belastung erfordert dabei die gemeinsame Reflexion betrieblicher Praxis und gegebenenfalls die Veränderung der Tätigkeitssysteme, in denen die Belastungen entstehen. Widersprüche zwischen einzelnen Elementen eines Tätigkeitssystems können Hinweise darauf geben, wo Veränderungen ansetzen müssen (Engeström 2008; Pieck 2022).
Die Maßnahmenentwicklung wird damit zu einem kollektiven Problemlöseprozess. Sie sollte hinreichend Raum bieten, um Belastungs- und Ressourcenkonstellationen zu konkretisieren, unterschiedliche Perspektiven und Interessen auszuhandeln und gemeinsam zu bestimmen, was verändert und welches Ziel erreicht werden soll. Darauf aufbauend können kontextspezifische Maßnahmen entwickelt werden, die an den konkreten Arbeitsbedingungen ansetzen.
Wirksamkeitskontrolle als Teil des Lernprozesses
Mit der Umsetzung einer Maßnahme ist die GB-P nicht abgeschlossen. In der Wirksamkeitskontrolle ist zu prüfen, ob und in welcher Qualität die Maßnahme umgesetzt wurde, ob sie zur Reduktion der konkreten Gefährdung beigetragen hat und ob das zuvor konkretisierte Ziel erreicht wurde. Dabei reicht es nicht immer aus, die allgemeinen Belastungen zu einem späteren Zeitpunkt erneut zu erheben. Entscheidend ist vielmehr, ob sich die konkreten Arbeitsbedingungen wie angestrebt verändert haben und welche Erfahrungen die betroffenen Beschäftigten mit der Veränderung gemacht haben.
Die Wirksamkeitskontrolle erfüllt damit zugleich eine Lernfunktion: Sie liefert Hinweise darauf, welche Veränderungen unter den konkreten betrieblichen Bedingungen funktioniert haben, wo Anpassungen erforderlich sind und welche neuen Fragestellungen entstanden sind. Die im Prozess gewonnenen Erfahrungen können dann zum Ausgangspunkt weiterer organisationaler Lern- und Veränderungsprozesse werden.
Fazit
Die Herausforderungen bei der Umsetzung der GB-P liegen nicht allein in der Auswahl geeigneter Erhebungsinstrumente. Entscheidend ist vielmehr, den gesamten Prozess so zu gestalten, dass unterschiedliche Perspektiven und Interessen berücksichtigt, Erkenntnisse gemeinsam reflektiert und in konkrete Veränderungen der Arbeitsbedingungen übersetzt werden können.
Die GB-P als organisationalen Lernprozess zu verstehen, erweitert damit die Perspektive von der Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastungen auf die Bedingungen, unter denen Organisationen Erkenntnisse über ihre Arbeitsbedingungen gewinnen und für Veränderungen nutzen. Gute Vorbereitung, Beteiligung, Perspektivenvielfalt und die kontinuierliche Reflexion des Vorgehens werden damit zu zentralen Elementen der Prozessgestaltung.
Die GB-P wird so nicht nur als Abfolge vorgeschriebener Prozessschritte verstanden, sondern als gestaltbarer organisationaler Problemlöse- und Lernprozess mit dem Ziel, Arbeitsbedingungen nachhaltig gesundheitsgerecht weiterzuentwickeln.
Förderung: Die zugrunde liegende Arbeit entstand im Projekt „Gefährdungsbeurteilungen psychosozialer Belastung als organisationalen Lernprozess evidenzbasiert gestalten (Go on’n learn)“. Das Projekt wird gemeinsam mit der Jade Hochschule Oldenburg umgesetzt und mit Mitteln aus zukunft.niedersachsen, einem Förderprogramm des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur und der VolkswagenStiftung, gefördert.
Interessenkonflikt: Die Autorinnen geben an, dass kein Interessenkonflikt besteht.
Literatur
Beck D: Psychische Belastung als Gegenstand des Arbeitsschutzes: Typische Herausforderungen in der betrieblichen Praxis. Arbeit 2019; 28: 125–147. https://doi.org/10.1515/arbeit-2019-0009 (Open Access).
Beck D, Taskan E, Elskamp E et al.: Berücksichtigung psychischer Belastung in der Gefährdungsbeurteilung – Empfehlungen zur Umsetzung in der betrieblichen Praxis. 4., vollst. überarb. Aufl. Berlin: GDA-Arbeitsprogramm Psyche, 2022.
Diebig M, Jungmann F, Müller A, Wulf IC: Inhalts- und prozessbezogene Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung im Kontext Industrie 4.0. Zeitschrift für Arbeits- und Organisationspsychologie A&O 2018; 62: 53–67. https://doi.org/10.1026/0932-4089/a000265.
Pieck N: Betriebliche Gesundheitsförderung als organisationaler Lernprozess. In: Hajji R, Kitze K, Pieck N (Hrsg.): Gesundheitsfördernde Organisationsentwicklung. Wiesbaden: Springer, 2022: S. 17–31. https://doi.org/10.1007/978-3-658-35603-3_3.
Schubert A-K: Gesundheit als organisationaler Lernprozess. 1. Aufl.: Augsburg, München: Rainer Hampp Verlag, 2019. https://doi.org/10.978.395710/3383.
Schuller K, Schulz-Dadaczynski A, Beck D: Methodische Vorgehensweisen bei der Ermittlung und Beurteilung psychischer Belastung in der betrieblichen Praxis. Zeitschrift für Arbeits- und Organisationspsychologie A&O 2018; 62: 126–141. https://doi.org/10.1026/0932-4089/a000269 (Open Access).
Wulf IC, Süß S, Diebig M: Akteure der Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung – Perspektiven und Konflikte im betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Z Arbeitswiss 2017; 71: 296–304. https://doi.org/10.1007/s41449-017-0085-4.
Die komplette Literaturliste mit allen Quellen steht auf der ASU-Homepage beim Beitrag zur Verfügung (asu-arbeitsmedizin.com).
Online-Quellen
Gemeinsame Deutsche Arbeitsschutzstrategie (GDA): Psychische Belastung in der Gefährdungsbeurteilung – zentrale Praxisinformationen einschließlich der Empfehlungen zur Berücksichtigung psychischer Belastung
https://www.gda-portal.de/DE/Betriebe/Psychische-Belastungen#Start
Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA): Psychische Faktoren in der Gefährdungsbeurteilung – weiterführende Informationen zu Anforderungen, relevanten Belastungsfaktoren und Arbeitsgestaltung
https://www.baua.de/DE/Themen/Arbeitsgestaltung/Gefaehrdungsbeurteilung…
Info
Sechs Fragen für die betriebliche Praxis
Eine prozessorientierte GB-P sollte nicht nur fragen: „Welches Instrument setzen wir ein?“, sondern:
1. Was wollen wir mit der GB-P erreichen, welche unterschiedlichen Erwartungen und Interessen bestehen und wie wollen wir mit konfliktbehafteten Themen umgehen? Welche Ressourcen und Veränderungsspielräume stehen uns zur Verfügung?
2. Welche Arbeitsbereiche und Tätigkeiten gibt es bei uns, welche Belastungen und Ressourcen vermuten wir dort und wo sehen wir aus unterschiedlichen Perspektiven Handlungsbedarfe?
3. Welche Informationen benötigen wir für den weiteren Prozess und mit welchen Methoden können wir die relevanten Beschäftigtengruppen und Perspektiven erreichen?
4. Nach welchen Kriterien beurteilen wir die ermittelten Belastungen und wie entscheiden wir transparent, welche Handlungsbedarfe wir zunächst bearbeiten?
5. Welche Bedingungen liegen den identifizierten Belastungen zugrunde, was wollen wir konkret verändern und wie entwickeln wir unter Beteiligung der Betroffenen geeignete Maßnahmen?
6. Woran erkennen wir, ob und in welcher Qualität eine Maßnahme umgesetzt wurde, ob sie zur Reduktion der konkreten Gefährdung beigetragen hat und ob wir das angestrebte Ziel erreicht haben?
Kontakt
Foto: Anett Seidensticker
