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Digital vaccination management in occupational medicine
Vaccinations are among the most effective preventive measures in modern medicine – and also play an important role in occupational medicine. Whether it‘s hepatitis B protection for medical staff, tick-borne encephalitis (TBE) vaccination for forestry workers, or the annual flu or COVID-19 protection campaign in the workplace: vaccination prevention protects employees, reduces absences due to illness, and strengthens the corporate health culture. At the same time, documentation, tracking, and refresher courses in everyday analog life are often time-consuming and prone to errors. This is exactly where digital vaccination management comes in.
Digitales Impfmanagement in der Arbeitsmedizin
Impfungen gehören zu den effektivsten Präventionsmaßnahmen der modernen Medizin – und spielen auch in der Arbeitsmedizin eine wichtige Rolle. Ob Hepatitis-B-Schutz für medizinisches Personal, Impfung gegen Frühsommer-Meningoenzephalitis (FSME) für Forstarbeiter oder die jährliche Grippe- beziehungsweise COVID-19-Schutzkampagne im Betrieb: Impfprävention schützt Mitarbeitende, reduziert krankheitsbedingte Ausfälle und stärkt die betriebliche Gesundheitskultur. Gleichzeitig sind Dokumentation, Nachverfolgung und Auffrischung im analogen Alltag oft zeitaufwendig und fehleranfällig. Genau hier setzt das digitale Impfmanagement an.
Kernaussagen
Einleitung
Viele Arztpraxen nutzen aktuell schon digitale Impfmanagementsysteme, da sie Zeit sparen, Fehler reduzieren und organisatorische Prozesse (z. B. Lagerhaltung oder Recall) deutlich vereinfachen. Auf Patientenseite bieten diese Systeme einen digitalen Impfpass an, der in Zukunft mit der elektronischen Patientenakte (ePA) kompatibel ist. Der digitale Impfpass ist in absehbarer Zeit fest geplanter Teil der ePA und soll den physischen Impfpass ablösen. Auch im arbeitsmedizinischen Bereich kann digitales Impfmanagement Vorteile bringen und es macht Sinn, sich jetzt schon auf die kommende Digitalisierung des Impfpasses vorzubereiten.
Effizienz und Übersicht durch digitale Prozesse in der Arbeitsmedizin
Auf ärztlicher Seite ermöglicht ein digitales Impfmanagementsystem die rasche und strukturierte Erfassung aller gegebenen Impfungen.
Ist ein digitaler Impfpass einmal angelegt, ist der Impfstatus der Beschäftigten auf einen Blick ersichtlich, was gerade bei arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen Zeit spart. Digitale Systeme bieten auch weitere Funktionen, die Durchimpfungsraten im Betrieb erhöhen und Zeit sparen, wie zum Beispiel:
Zeitintensive manuelle Impfpassdurchsicht, handschriftliche Notizen oder verstreute Excel-Listen gehören damit der Vergangenheit an. Insbesondere in Kombination mit einem digitalen Terminbuchungstool lassen sich ganze Impftage als Kampagnen quasi papierlos durchführen. Das spart Zeit und reduziert Organisationsaufwand – vor allem in größeren Betrieben mit vielen Pflicht- und Angebotsimpfungen.
Rechtssicherheit und Qualitätssicherung
Ein weiterer Vorteil liegt in der rechtssicheren Dokumentation. Digitale Impfmanagementsysteme erfüllen moderne Datenschutz- und Sicherheitsstandards (z. B. Datenhaltung gemäß Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO) und gewährleisten die Nachvollziehbarkeit aller Impfungen. Für Arbeitsmedizinerinnen und -mediziner bedeutet das: weniger Papierarbeit, aber höhere Transparenz.
Auch die Qualitätssicherung profitiert. Fehlende oder unvollständige Impfungen werden sofort erkannt, Impfintervalle automatisch überprüft. So sinkt das Risiko von Impflücken – etwa bei Hepatitis-B-Serien oder Tetanus-Auffrischungen – erheblich. Insbesondere bei Impfungen mit arbeitsmedizinischer Indikation ist dies ein entscheidender Beitrag zur Patientensicherheit. Auch in Hinblick auf die Auswahl des richtigen Impfstoffes, zum Beispiel gegen Influenza ab 60 Jahren, beugen digitale Systeme einem Fehlgriff vor.
Der digitale Impfpass – Schlüssel zur Mobilität und Eigenverantwortung
Auf der Patientenseite steht der digitale Impfpass als konsequente Ergänzung dieser Systeme. Er macht den Impfstatus jederzeit abrufbar – für Mitarbeitende, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte sowie gegebenenfalls auch Hausärztinnen- und Hausärzte – und bindet die Beschäftigten über Kennzeichnung fälliger Impfungen ein, beispielsweise mit einem Ampelsystem. Das fördert Eigenverantwortung und Gesundheitskompetenz und führt zu höheren Durchimpfungsraten.
In der Arbeitsmedizin bedeutet der digitale Impfpass eine Entlastung: Impfstatus und Nachweise müssen nicht mehr mühsam eingesammelt werden, sondern stehen digital bereit, was auch eine digitale Beratung fördert, vor allem bei Dienstreisen oder internationalen Einsätzen.
Integration in den Betriebsablauf
Ein erfolgreiches digitales Impfmanagement funktioniert aber nur, wenn es in bestehende Prozesse integriert wird. Auch arbeitsmedizinische Softwarelösungen bieten heute Schnittstellen zu digitalen Impfmanagementsystemen, die sich damit beispielsweise mit Personalstammdaten oder der Terminplanung verknüpfen lassen. Impfungen können direkt bei Vorsorgeuntersuchungen dokumentiert und in die Softwarelösungen übernommen werden.
Durch die Implementierung eines digitalen Impfmanagements in bestehende digitale Ablaufstrukturen kann ein wichtiger Schritt in Richtung moderner betrieblicher Gesundheitskultur gegangen werden.
Die Praxis zeigt: Wo digitale Impfmanagementsysteme eingesetzt werden, steigen Durchimpfungsraten, sinken Impflücken, und der administrative Aufwand reduziert sich deutlich. Arbeitsmedizinerinnen und Arbeitsmediziner können sich stärker auf Beratung und Prävention konzentrieren, anstatt Zeit in Dokumentation und Nachverfolgung zu investieren.
Zudem erleichtert die Digitalisierung betriebliche Impfaktionen – etwa Grippe- oder COVID-19-Kampagnen – durch automatisierte Terminvergaben, elektronische Einverständniserklärungen und Echtzeit-Auswertung der Impfquote.
Wer als Arbeitsmedizinerin oder Arbeitsmediziner frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, gestaltet die Zukunft der Prävention aktiv mit – zum Nutzen von Beschäftigten, Unternehmen und Gesellschaft.
Interessenkonflikt: Der Autor gibt an, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
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