Mobile Arbeit gestern, heute, morgen
Mobile Arbeit – und hier speziell das Thema Homeoffice – bietet Vor- und Nachteile, Chancen und Herausforderungen. Beide Seiten sind in der Fachliteratur ausreichend theoretisch diskutiert und publiziert (siehe z. B. Backhaus et al. 2020). Eine Chance ist der Zuwachs an Spielraum beziehungsweise an Autonomie im Arbeitsalltag und die damit einhergehende bessere Vereinbarkeit der Lebensbereiche. Für Unternehmen kann zeitliche und örtliche Flexibilität einen Wettbewerbsvorteil darstellen: Die Möglichkeit, orts- und zeitflexibel zu arbeiten kann einen Beitrag zur Unternehmensattraktivität, Fachkräftegewinnung und -bindung und persönlicher Jobzufriedenheit leisten. Gleichzeitig können jedoch Austausch und Unterstützung zu kurz kommen und das Mehr an Eigenverantwortung kann zur Herausforderung werden. Innovation, Kreativität und Kollaboration funktionieren zudem besser, wenn alle Beschäftigten vor Ort zusammenarbeiten.
Was mobile Arbeit tatsächlich kann – und was sie nicht kann – hat uns die Coronakrise eindrücklich gezeigt. Unternehmen haben Homeoffice im Sinne der Kontaktreduktion beziehungsweise des Infektionsschutzes dort, wo es möglich war, angeboten, so dass diese Form der mobilen Arbeit deutlich anstieg. Nutzten vor der Krise nur 27 % der Beschäftigten dieses Angebot, waren es im Frühjahr 2021 45 % und bis Juli 2021 40 % (➥ Abb. 1; IAB 2021), wobei viele Beschäftigte es während der Sommermonate und bei geringeren Infektionszahlen bevorzugten, wieder an die Arbeitsstätte zurückzukehren. Die Pandemie macht allerdings auch deutlich, dass mobiles Arbeiten – zumindest unter den aktuellen Voraussetzungen – nicht für alle Berufsgruppen, Branchen, Unternehmensbereiche und Tätigkeiten gleichermaßen möglich ist. Damit bietet die Krise einen idealen Ausgangspunkt für Untersuchungen, Ideen und Zukunftsperspektiven und ist dadurch eine Chance, die Art und Weise des Arbeitens nachhaltig zu verändern.
Risiken und Chancen der Homeoffice-Diskussion in der Praxis
Natürlich gibt es Berufsgruppen, die schon lange mobil arbeiten, wie zum Beispiel Außendienstmitarbeiter, Pflegekräfte und Monteure. So gesehen betrifft die „neue“ Debatte um mobile Arbeit bislang nur eine ausgewählte Gruppe an Beschäftigten mit Bürotätigkeiten. Einige Berufsgruppen werden hier aktuell noch vollständig ausgeklammert und kommen aus verschiedenen Gründen nicht in den „Genuss“ mobiler Arbeit von daheim, da es ihre berufliche Realität nicht erlaubt. Dazu gehören zahlreiche Tätigkeiten wie Kunden- und Patientenbetreuung, Reinigungsarbeiten, Lieferdienste oder auch Tätigkeiten in Produktionsberufen, die eine Anwesenheit vor Ort erfordern. Man könnte die Diskussion um neue Rechte für Homeoffice daher als „Elitendiskussion“ bezeichnen. Zumindest in den Augen der betrieblichen Praxis, macht es die vermeintlich angenehmeren Berufe am Laptop noch attraktiver und die „nicht Homeoffice-tauglichen“ Jobs noch unattraktiver – denn letztere erhalten keine neuen Möglichkeiten zur Vereinbarkeit ihrer Lebensbereiche (➥ Abb. 2). Dies macht natürlich die Debatte um Fachkräftemangel in Berufen, die eine Anwesenheit erfordern, nicht einfacher. Es sind also kluge Ideen gefragt, wie die Flexibilität mit all ihren Vorzügen auch für Berufsgruppen ermöglicht wird, die wir heute noch ausklammern.
Die gute Nachricht ist: Die Potenziale mobiler Arbeit sind noch lange nicht ausgeschöpft. Denn der technologische Fortschritt (wie steigende Leistungsfähigkeit der Breitbandtechnologie) ermöglicht auch ortsunabhängiges Arbeiten, beispielsweise in der Produktion. Vor allem in Großbetrieben der Automobilindustrie werden diese Möglichkeiten aktuell vermehrt getestet. Auch das Forschungsprojekt „MofAPro – mobiles, zeitflexibles Arbeiten in der Produktion von KMU der ostdeutschen Metall- und Elektroindustrie“ beschäftigt sich mit solchen Fragestellungen.
Mobile Arbeit bietet noch ungenutztes Potenzial: Flexibilisierungsmöglichkeiten im Produktionsbereich
Das Forschungsprojekt „MofAPro“ hat es sich zur Aufgabe gemacht, Flexibilisierungspotenziale im Produktionsbereich zu identifizieren und praxisnahe Hilfestellung für deren Umsetzung zu entwickeln. Hintergrund ist: Die Umsetzung von mobilem, zeitflexiblem Arbeiten im produktionsnahen Bereich ist bisher begrenzt und mit sozialen und technischen Herausforderungen verbunden. Es gilt daher, zum Beispiel Potenziale flexibler Arbeitsformen verstärkt und vor allem in Produktionsbereichen auszuschöpfen und voranzubringen, Hürden abzubauen, Risiken zu minimieren und Verwirklichungschancen zu verbessern. Um im Produktionsbereich die Chancen flexibler Arbeitsformen stärker nutzen zu können, sollen im Rahmen des Projekts zudem technische Hilfsmittel beziehungsweise Assistenzsysteme und Tools entwickelt werden.
Die Analysephase: Wo liegen die Bedarfe von Unternehmen und wie flexibel sind einzelne Stellen im Produktionsbereich?
Die Analysephase des Projekts hat bestätigt, dass sowohl seitens der Unternehmen als auch bei deren Beschäftigten der Bedarf vorhanden ist, flexible Arbeitsformen auf den Produktionsbereich auszuweiten. Unterstützung können dabei digitale Hilfsmittel bieten. Die Auswertung von Interviews mit Beschäftigten und Führungskräften boten hierbei erste Erkenntnisse zu
der Beschäftigten im Produktionsbereich und
im produktionsnahen Bereich (z. B. Versand und Instandhaltung). Ergänzend beantworteten die Beschäftigten und Führungskräfte Fragen zu einer möglichen mobilen und/oder zeitflexiblen Gestaltung der eigenen Tätigkeiten, wie beispielsweise:
Die Vorteile von frühzeitigen Interviews liegen auf der Hand: Zum einen werden durch die Interviews die Perspektiven der Beschäftigten berücksichtigt, zum anderen kann der frühe Einbezug der Beschäftigten die Akzeptanz für mögliche betriebliche Maßnahmen und/oder Veränderungsprozesse erhöhen.
Die Auswertung zeigte, an welchen Stellen Homeoffice durchaus denkbar wäre: So entsprechen einige Stellen im produktionsnahen Bereich Arbeitsaufgaben klassischer Büroarbeit. Die Aufgaben können also unter bestimmten Voraussetzungen von zu Hause durchgeführt werden. Andere Stellen hingegen sind mit Aufsichtspflichten vor Ort und Abhängigkeiten von Betriebsmitteln, wie Bauelementen, Baugruppen, Materialien und Werkzeugen, verbunden. Hier ist eine Ortsflexibilität bei der Ausführung der Tätigkeiten daher nicht möglich. Auch Zeitflexibilität ist an einigen Arbeitsplätzen gegeben, sie wird jedoch teilweise durch zum Beispiel enge Taktzeiten, ein starres Schichtsystem, Kundenanforderungen und feste Besprechungstermine eingeschränkt. Die Anforderungen hinsichtlich Orts- und Zeitflexibilität an einer Stelle im Produktionsbereich und ihren Aufgaben sind sehr spezifisch und häufig nicht auf den ersten Blick vollständig zu erfassen. Um die Flexibilisierungspotenziale im Produktionsbereich auszuschöpfen, müssen betriebliche Akteurinnen und Akteure demnach genau hinsehen und feststellen: Welche Rahmenbedingungen müssen vorliegen? Für welche Tätigkeiten und in welchem Umfang ist mobile, zeitflexible Arbeit auch im Produktionsbereich möglich? Gerade bei Stellen im Produktionsbereich bedarf es einer umfassenderen und detaillierteren Analyse. Allerdings fehlt es an aussagekräftigten und praxisrelevanten Tools. Folgende Kriterien helfen dabei, die Möglichkeiten und Grenzen ortsflexibler und zeitflexibler Arbeit zu identifizieren:
Ein Analysetools zur Erfassung der Umsetzungsmöglichkeiten mobiler, zeitflexibler Arbeit im direkten Bereich soll diese Kriterien berücksichtigen und die Potenziale mobiler Arbeit aufdecken.
Ein Analysetool zur Identifikation von Flexibilisierungspotenzialen im Produktionsbereich
Mit dem Tool können die betrieblichen Akteurinnen und Akteure die Aufgaben und Tätigkeiten hinsichtlich Flexibilisierungspotenzialen auswerten. Als umfassendes Ergebnis erhalten die Anwendenden den Flexibilitätsgrad einzelner Stellen im Produktionsbereich. Darüber können Aussagen über die Machbarkeit sowie die Gestaltung der orts- und zeitflexiblen Arbeit unter Berücksichtigung der betrieblichen, technischen und individuellen Rahmenbedingungen getroffen werden. Mit der Ermittlung des Flexibilitätsgrades kann zudem der prozentuale Anteil der möglichen orts- und zeitflexiblen Arbeit an der Gesamtarbeitszeit einer Stelle bestimmt werden. Dadurch wird ersichtlich, ob und in welchem Umfang Beschäftigte im Produktionsbereich die Möglichkeit haben, Aufgaben mit nach Hause zu nehmen. Auch die Möglichkeiten, von unterwegs arbeiten zu können, zum Beispiel im Zug auf dem Weg zu einer Weiterbildung oder zu einem Kundentermin, können mit Hilfe des Tools definiert werden.
Gerade bei der Schaffung von Möglichkeiten mobiler Arbeit – unabhängig vom betroffenen Bereich – sollte immer das Prinzip der doppelten Freiwilligkeit gelten. Das bedeutet, dass die Entscheidung über die Arbeit von zuhause immer sowohl beim Unternehmen als auch bei den Beschäftigten liegt. So wird die Arbeit außerhalb des Büros nicht von allen Beschäftigten gleichermaßen bevorzugt und einige Beschäftigte hegen auch den Wunsch, ausschließlich im Betrieb zu arbeiten. Zudem sollte immer mitgedacht werden, wie hoch der tatsächliche Nutzen und die Relevanz von Flexibilisierungsmaßnahmen für Beschäftigte und den Betrieb sind. Sind die Voraussetzungen geklärt, ist die Selbstorganisation der Beschäftigten gefragt. Die Arbeit ist dann entsprechend selbstständig einzuteilen – vorausgesetzt, der Grad der Zeitflexibilität der Aufgabe erlaubt es. Die sinnvollste Lösung ist, eine auf die spezifische Stelle zugeschnittene bestmögliche Flexibilität zur besseren Vereinbarung von Berufs- und Privatleben zu gewährleisten, anstatt „blind“ die Beschäftigten im Produktionsbereich alle Flexibilität zu ermöglichen. Im Idealfall sind Motivations-, Gesundheits- und Produktivitätssteigerung das Ergebnis.
Aufbau des Analysetools
Das Tool ist in Microsoft Excel programmiert und besteht aus mehreren Abschnitten, die die Struktur des Instruments widerspiegeln (➥ Abb. 3). Zunächst werden in einer Schritt-für-Schritt-Anleitung die Ziele und die Nutzung des Instruments umfassend erläutert. Zusätzlich wird eine einfachere Bedienbarkeit durch Anmerkungen und Hinweise in den Analysetemplates (siehe
Abschnitte 3. und 4. in der Abbildung) unterstützt. In der Registerkarte 2 „Mitarbeiterverwaltung“ haben die Nutzenden die Möglichkeit, Informationen (z. B. die Abteilungszugehörigkeit und wöchentliche Arbeitszeit) zu den Stelleninhaberinnen und -inhabern einzutragen. Außerdem wird hier eine Übersicht zu den Flexibilisierungspotenzialen aller analysierten Stellen gegeben, wodurch eine schnelle Vergleichbarkeit möglich ist. Das Tool ist nicht nur eine Hilfestellung zur Analyse der Flexibilisierungspotenziale von Stellen, sondern liefert auch Unterstützung bei der Identifikation und Umsetzung betrieblicher Maßnahmen (Abschnitt 5). Die mittels Checklisten (z. B. zur Gestaltung mobiler Arbeit; Altun 2018) und Handlungshilfen erlangten Erkenntnisse zum Ist-Zustand der Gestaltung mobiler, zeitflexibler Arbeit im Unternehmen und den gelieferten praxisnahen Impulsen können verwendet werden, um den im letzten Abschnitt 6 beschriebenen betriebsspezifischen Maßnahmenplan zu erstellen. Dabei wird zwischen Maßnahmen in den Bereichen Organisation, Kommunikation, Führung und Beschäftigte unterschieden. Das Analysetool befindet sich aktuell in der Praxiserprobung und wird während der Projektlaufzeit entsprechend weiterentwickelt.
Hybrid als das neue Normal?
Die vielen Projekte und Experimentierräume in allen Branchen (wie in der Automobilbranche) zeigen deutlich, dass die doppelte Flexibilität ein wichtiger Faktor für Betriebe geworden ist. Das bedeutet, dass sie die Flexibilisierungswünsche der Beschäftigten sehen und versuchen zu realisieren – diese jedoch mit der betrieblich notwendigen Flexibilität zusammenbringen müssen. So genannte Flexibilitätsanforderungen an Betriebe gab es schon immer; sie werden jedoch seit Jahren immer drängender. Ursachen sind eine schwankende Auftragslage und schnellere beziehungsweise spezifischere Kundenwünsche (z. B. Lieferung „same-day“, kurze Produktzyklen etc.). Betriebe, die sich flexibel anpassen konnten, haben die Coronakrise deutlich besser überstanden. Eine gute betriebliche Flexibilität hat daher eine enorme wirtschaftliche Bedeutung. Die hohe Kunst ist nun, diese Flexibilitätsanforderung mit den Bedürfnissen der Beschäftigten in Einklang zu bringen, also doppelt flexibel zu sein.
Zusammengefasst bedeutet dies nichts anderes, als dass Flexibilisierungsangebote an die Beschäftigten (wie zeitliche Flexibilität oder mobile Arbeit) so gestaltet werden müssen, dass sie wirtschaftlich sinnvoll sind, die Art des (Zusammen-)Arbeitens in optimaler Weise verbessern – oder zumindest nicht verschlechtern – sowie die Gesundheit erhalten. Es stellen sich dabei neue Fragen, wie zum Beispiel Bürokonzepte oder auch Produktionsstätten der Zukunft aussehen müssten, die einer steigenden Zahl an Tagen mobiler Arbeit pro Woche Rechnung tragen, oder auch in welchem Mischungsverhältnis mobile Arbeit und Arbeit vor Ort stehen müssen, um Flexibilität und Austausch sowie das Miteinander in Balance zu halten.
Die Antworten auf diese Fragen müssen für jede Branche und eventuell sogar für einzelne Unternehmensbereiche oder Stellen gefunden werden – eine One-fits-all-Lösung wird es wohl nicht geben. Lösungen müssen relativ zügig gefunden werden. Das Institut der Deutschen Wirtschaft zeigt einen massiven Anstieg von Homeoffice-Optionen in allen Branchen wie im Sozialwesen, Baugewerbe, Gesundheitswesen sowie in der Automobilbranche und der chemischen Industrie (IWD 2020. Dazu kommt, dass verschiedene Berufsgruppen sich wünschen, mindestens teilweise remote arbeiten zu können. Zwar ist der Wunsch in typischen Wissensberufen, wie zum Beispiel IT (95 %) oder Kommunikation (95 %) am stärksten verbreitet, aber auch Handwerker (70 %) und Angestellte in Gesundheitsberufen (79 %) wünschen sich die Möglichkeit zeitweise flexibel den Arbeitsort wählen zu können (Stepstone 2021). Dennoch: Auch wenn die Unternehmen in Deutschland nach der Coronakrise eher noch mehr Homeoffice anbieten wollen (➥ Abb. 4), muss die Art und Weise, wie gearbeitet wird, doch immer zum Betrieb und zur Unternehmenskultur passen.
Wird hybrid ist nun das neue Normal? Nach den Umfragen unter Unternehmen und Beschäftigten sieht es so aus. Die Herausforderung ist, diese neue Art des Arbeitens so zu gestalten, dass Betriebe und Beschäftigte davon profitieren, und zwar im Sinne der doppelten Flexibilität .
Vertrauen, Mut und Verantwortung als Schlüssel
Wie können Flexibilität beziehungsweise Mobilität erhöht werden? Für mehr Flexibilität ist auf allen Seiten – politisch, gesellschaftlich, bei den Unternehmen sowie den Beschäftigten – vor allem gegenseitiges Vertrauen und Mut für Neues erforderlich. Der Resilienz-Check der Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände (BDA) und Microsoft ergab 2020, dass besonders Beschäftigte, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftsführungen die treibenden Kräfte hinter Digitalisierungsprozessen sind. Ohne ihren Mut und ihre Zuversicht wird sich auch beim Thema der mobilen Arbeit nichts bewegen lassen.
Flankierend müssen, wo erforderlich und möglich, auch betriebliche oder gesetzliche Rahmenbedingungen verbessert oder neue, betriebliche Regelungen gefunden werden. Klare Absprachen und betriebsinterne Regelungen zur Erreichbarkeit gehören hier eindeutig auf die To-do-Liste. Unternehmen und im Arbeitsschutz Tätige werden sich auch mit weiteren Fragen auseinandersetzen müssen, zum Beispiel wie eine Gefährdungsbeurteilung im Homeoffice durchgeführt werden kann. Ebenso brauchen Unternehmen Unterstützung, beispielsweise in Form von Handlungshilfen und Tools, um herauszufinden, welche Möglichkeiten mobiler, zeitflexibler Arbeit es bei Stellen gibt, die nicht in den klassischen administrativen Bereich fallen.
Auch die Rolle von Eigenverantwortung und Arbeitsgestaltungskompetenz wird weiter wachsen – denn je flexibler und eigenständiger Beschäftigte arbeiten, desto mehr müssen sie auch auf sich selbst Acht geben. Betriebe müssen wiederum zu arbeitsschutzrelevanten Themen unterweisen, können Workshops anbieten beziehungsweise Arbeitsmittel wie einen Laptop zur Verfügung stellen. Auf die richtige Sitzposition, gesunde Pausen und ein rechtzeitiges Arbeitsende müssen Beschäftigte jedoch selbst achten. Damit sie eigenverantwortlich agieren können, braucht es in jedem Falle die passenden Strukturen und eine entsprechende Betriebskultur, Führung und Qualifizierung der Beschäftigten. Auch der Resilienz-Check stellt fest: Qualifizierung der Beschäftigten ist der entscheidende Faktor für den Bounce Forward, also den Sprung nach vorn. Fakt ist: Der Sprung nach vorn gelingt nur zusammen, Hand in Hand.
Interessenkonflikt: Beide Autorinnen erklären, dass keine Interessenkonflikte vorliegen.
Förderung: Das beschriebene Forschungs- und Entwicklungsprojekt „MofAPro“ wird im Rahmen des Programms „Zukunft der Arbeit“ (Förderkennzeichen: 02L19A500ff) vom Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) und dem Europäischen Sozialfonds (ESF) gefördert und vom Projektträger Karlsruhe (PTKA) betreut. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung liegt bei den Autoren.
doi:10.17147/asu-1-161081
Weitere Infos
Altun U: Checkliste zur Gestaltung mobiler Arbeit. ifaa, 2018
https://www.arbeitswissenschaft.net/fileadmin/Downloads/Angebote_und_Pr…
Bellmann L et al.: Potenzial für Homeoffice noch nicht ausgeschöpft. IAB-Forum, 21.12.2020
https://www.iab-forum.de/potenzial-fuer-homeoffice-noch-nicht-ausgescho…
BDA & Microsoft: Resilienz-Check 2020
https://news.microsoft.com/de-de/resilienz-check-von-microsoft-und-bda/
Der Informationsdienst des Instituts der deutschen Wirtschaft (IWD): Das Büro bleibt zu Hause. 2020
https://www.iwd.de/artikel/das-buero-bleibt-zu-hause-481879/
Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB). Homeoffice in der Corona-Krise: leichter Rückgang auf hohem Niveau. 2021
https://www.iab-forum.de/homeoffice-in-der-corona-krise-leichter-rueckg…
Informationsdienst des Instiuts der deutschen Wirtschaft (IWD): Das Homeoffice wird bleiben. 2021
https://www.iwd.de/artikel/das-homeoffice-wird-bleiben-516170/
Stepstone: In Zukunft flexibel: Warum hybride Modelle die Arbeitswelt prägen werden. 2021
https://www.stepstone.de/wissen/flexible-heimarbeit/
Kernaussagen
Autorinnen
Dr. rer. nat. Elisa Clauß, Bundesvereinigung der Deutschen Arbeitgeberverbände, und Dr. rer. pol. Anika Peschl, ifaa – Institut
für angewandte Arbeitswissenschaft e. V., Düsseldorf, teilen sich die Erstautorenschaft in diesem Beitrag.
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