In den letzten Wochen haben uns viele Anfragen von Mitgliedern zu diesem Thema erreicht. Präsidium und Beirat haben sich in der Sitzung vom 1. und 2. Juni 2018 intensiv mit der Thematik beschäftigt. Unser Ziel ist es, allen unseren Mitgliedern dabei Unterstützung anzubieten. Die Breite der arbeitsmedizinischen Tätigkeit – angefangen vom selbstständigen Betriebsarzt über den angestellten Werksarzt bis hin zu einer Tätigkeit in überbetrieblichen arbeitsmedizinischen Diensten – erfordert von Ihnen in jedem Fall die kritische Prüfung, ob die vorgelegten Vorschläge zu Ihrer Tätigkeit passen. Dies gilt insbesondere für die Patienteninformation zum Datenschutz als auch für die Handlungsnotwendigkeiten hinsichtlich der Datenverarbeitung.
Unsere Handlungshilfe gliedert sich in drei Teile:
TEIL 1: Generelle Handlungsnotwendigkeit
Seit dem 25. Mai gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der EU. Schon immer spielt Datenschutz in den Betriebsarztpraxen eine große Rolle Jetzt müssen Ärzte jedoch auch nachweisen, dass sie die datenschutzrechtlichen Vorgaben einhalten. Zudem müssen sie Patienten zum Datenschutz in der Praxis informieren. Bei Verstößen sieht die DSGVO deutlich höhere Sanktionen vor als bisher üblich.
Ziel der Datenschutz-Grundverordnung ist es, personenbezogene Daten in allen gesellschaftlichen Bereichen zu schützen. Sie vereinheitlicht die Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten. Dabei geht es insbesondere um den Schutz von Patientendaten und der Personaldaten der Praxismitarbeiter. Rein private Daten des Arztes, wie etwa auf dem Rechner gespeicherte Kontaktdaten von Familien und Freunden, sind von den neuen Regeln ausgenommen.
Was müssen Betriebsärzte jetzt tun.
Wichtig sind vor allem die folgenden Punkte:
- Legen sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten an, das Sie auf Verlangen der Aufsichtsbehörde vorlegen können:
Darin werden Tätigkeiten beziehungsweise Vorgänge erfasst, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Beispiele hierfür sind die Nutzung des Praxisverwaltungssystems oder das Führen von Personalakten.
- Erstellen Sie einen internen Datenschutzplan mit einer Aufstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen in Ihrer Praxis:
Dieser legt zum Beispiel klare Verhaltensweisen bei der Erfassung von Patientendaten fest und regelt Verantwortlichkeiten oder Zugriffsbeschränkungen für Mitarbeiter.
- Erstellen Sie eine Patienteninformation zum Datenschutz in der Praxis:
Praxen müssen Patienten in der Regel zum Zeitpunkt der Datenerhebung darüber informieren, was mit ihren Daten passiert. Hierfür bieten sich ein Aushang in der Praxis, ein Informationsblatt im Wartezimmer oder auch ein Hinweis auf der Praxis-Homepage an.
- Schließen Sie Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung mit Softwareanbietern und anderen Dienstleistern ab, die auf Patienten- oder Mitarbeiterdaten zugreifen können:
Die Auftraggeber müssen sich davon überzeugen, dass der Dienstleister die Vorschriften des Datenschutzes einhält und entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen durchführt.
- Passen Sie Ihre Homepage an die Datenschutzanforderungen an.
- Beauftragen Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten,
wenn in der Praxis mindestens zehn Personen regelmäßig personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten. Die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten kann ein fachlich qualifizierter Mitarbeiter (nicht der Praxisinhaber) oder ein externer Datenschützer übernehmen. Name und Kontaktdaten müssen dem Landesdatenschutzbeauftragten mitgeteilt werden.
TEIL 2: Patienteninformation zum Datenschutz
Einen Mustervorschlag für Ihren Gebrauch in der Praxis finden Sie im geschlossenen Mitgliederbereich auf der Homepage des VDBW.
TEIL 3: Umfassender Foliensatz auf der Homepage des VDBW im Mitgliederbereich
Für weitergehende Informationen haben wir einen Foliensatz zusammengestellt.
Wir freuen uns auf Anregungen und Kritik von Ihnen.
Dr. Wolfgang Panter
Präsident
Die kompletten Folien und Hinweise finden Sie im geschlossenen Mitgliederbereich auf der Homepage des VDBW:
